So erstellst du ein Gruppen- und Firmenmenü

Was eine Firma sucht

Wer ein Mittagessen oder eine Feier für die Firma organisiert, zahlt meist nicht selbst und muss die Wahl begründen. Diese Person braucht:

• Einen festen Preis pro Person, mit allem, was dazugehört.
• Ein Dokument zum Weiterleiten an die Chefin oder die Personalabteilung.
• Klare Bedingungen: Mindestanzahl, Fristen, Anzahlung und Rechnung.
• Optionen für alle: Vegetarier, Allergien, Leute, die keinen Alkohol trinken.

Gib ihr das alles auf einem Blatt, und du sparst ihr Arbeit. Das zählt so viel wie der Preis.

Ein Menü oder mehrere

Es gibt zwei Wege:

• Ein Menü mit Hauptgang zur Wahl: Vorspeisen zum Teilen, drei oder vier Hauptgerichte, Dessert und Getränke. Am einfachsten für die Küche und für den Kunden.
• Mehrere feste Menüs zu verschiedenen Preisen: etwa Menü A für 35 €, B für 42 € und C für 55 € mit aufwendigerem Hauptgang oder Fisch. Praktisch, wenn bei dir Firmen mit sehr unterschiedlichen Budgets feiern.

Wenn du mehrere anbietest, gib jedem eine eigene, vollständige Seite mit Preis, Leistungen und Allergenen. Alle auf einem Blatt mit Sternchen führt zu Fehlern.

Typischer Aufbau

1. Vorspeisen zum Teilen: ein Brotzeitbrett oder eine Antipasti-Platte, Flammkuchen, ein Salat und etwas Frittiertes. Nenn das Verhältnis, zum Beispiel eine Platte für vier Personen.
2. Hauptgang zur Wahl: ein Fleisch-, ein Fisch- und ein vegetarisches Gericht. Wenn du ein teureres Gericht ergänzt, steht der Aufpreis neben dem Namen („Rumpsteak + 6 €“).
3. Dessert: eins oder zwei zur Auswahl.
4. Getränke: bestimmte Rot- und Weißweine, Bier, Softdrinks, Wasser, Kaffee und zur Weihnachtsfeier ein Glas Sekt zum Anstoßen.

Preis, Getränke und Bedingungen

Der Preis gilt pro Person, als Endpreis inklusive MwSt., mit den Leistungen darunter:

42 € pro Person · Getränkepauschale, Kaffee und ein Glas Sekt inklusive

Viele Firmen planen mit dem Freibetrag von 110 € pro Person für Betriebsveranstaltungen, in den alle Kosten des Abends samt MwSt. einfließen. Ein Paket, das darunter bleibt, ist leichter zu verkaufen.

Die Bedingungen, die unten auf die Karte oder in die Bestätigung gehören:

• Mindestanzahl für das Menü oder für einen separaten Raum.
• Vorbestellung der Hauptgänge, zum Beispiel 72 Stunden vorher.
• Getränke: welche Weine und wie viel. Bei einer Getränkepauschale, wie lange sie gilt und was sie umfasst.
• Anzahlung bei der Buchung: wie viel, ob sie verrechnet wird und wann sie zurückgezahlt wird.
• Endgültige Personenzahl und was passiert, wenn weniger Gäste kommen als bestätigt.
• Zahlung: eine Rechnung oder getrennt, und die Daten für die Rechnung.
• Bedienung: In Deutschland müssen die Preise auf der Karte das Bedienungsgeld und alle Zuschläge enthalten (§ 13 PAngV). Ein Servicezuschlag für Gruppen gehört deshalb in den Preis, nicht überraschend auf die Rechnung; Trinkgeld bleibt freiwillig. Auch in Österreich und der Schweiz ist die Bedienung im Preis enthalten.

Allergene bei großen Gruppen

Bei zwanzig oder vierzig Gästen ist eine Allergie oder Unverträglichkeit fast sicher. Frag sie mit der endgültigen Personenzahl ab, mit dem Namen jeder Person, und markiere auf der Karte:

• Paniertes, Flammkuchen und Desserts: Gluten, Eier und Milch.
• Calamari und Muscheln: Weichtiere; Garnelen und Scampi: Krebstiere.
• Schmorgerichte und Soßen mit Wein: Sulfite und, in Fonds und Bratensoßen, oft Sellerie.
• Wein, Sekt und Bier: Sulfite in Wein und Sekt, Gluten im Bier.

Ein vegetarisches Hauptgericht erspart dir die meisten Änderungen in letzter Minute.

Wann du es vorbereitest

Gruppenessen gibt es das ganze Jahr, aber der Höhepunkt ist der Dezember. 2027 sind die Freitage vor Weihnachten der 3., 10. und 17. Dezember, und Heiligabend fällt auf einen Freitag. Eine Handvoll Freitage und Samstage teilen sich viele Firmen: Wer zuerst ein Menü hat, füllt sie zuerst. Ein praktischer Zeitplan:

• August: Gruppenmenüs fertig, als PDF und auf deiner Website.
• September bis Anfang November: Die meisten Buchungen kommen. Antworte noch am selben Tag mit dem PDF.
• Eine Woche vor jeder Feier: endgültige Personenzahl, Vorbestellungen und Allergien.

Mit dem Martinstag am 11. November beginnt die Gänsesaison, und viele Gruppen fragen dann nach einem Gänseessen statt eines Menüs: Plane auch dafür ein Angebot. Wenn du auch an den Weihnachtsfeiertagen und an Silvester öffnest, lies die Ratgeber zum Weihnachtsmenü und den Gastro-Kalender.

Design und Formate

Das Design Brasserie, klassisch und zurückhaltend, wirkt seriös, ohne kühl zu sein. Für etwas Moderneres probier Editorial.

• PDF in DIN A4 zum Versenden per E-Mail. Bei mehreren Menüs eins pro Seite.
• DIN A5 an jedem Platz am Abend, mit dem Namen der Firma als eigenes Datum („Weihnachtsfeier · Studio Nord“).
• Post und Story im September: „Unsere Menüs für Weihnachtsfeiern sind da“.

Für das alltägliche Mittagessen mit Kollegen aus dem Büro bleibt dein Tagesmenü die beste Visitenkarte.

Mit MenuDesign erstellen

Öffne die Vorlage für Gruppenmenüs, pass Gerichte, Getränke, Preis und Bedingungen an und lade das PDF herunter. Für mehrere Menüs duplizierst du es und änderst in jeder Kopie Gerichte und Preis. Mehr Designs findest du in den Speisekarten-Vorlagen.