Catering-Speisekarte: So präsentierst du Pakete und Preise

Was Kunden beim Catering suchen

Ein Brautpaar, eine Familie, die eine Taufe feiert, oder die Person, die das Sommerfest der Firma organisiert. Alle brauchen dasselbe:

• Einen klaren Preis pro Person, den sie mit der Gästezahl multiplizieren können.
• Was jede Option enthält: Speisen, Getränke, Personal, Geschirr und Gläser, Aufbau.
• Die Bedingungen: Mindestanzahl, Anfahrt, Anzahlung, Fristen.
• Ein Dokument zum Weiterleiten an den Partner, die Familie oder die Chefin.

Wenn dein Angebot das alles auf ein oder zwei Seiten beantwortet, sparst du dir die Hälfte der E-Mails hin und her.

Ordne dein Angebot nach Format

Am übersichtlichsten gruppierst du nach Art des Services, vom einfachsten zum umfangreichsten:

1. Sektempfang: was beim Eintreffen der Gäste serviert wird, und wie lange.
2. Fingerfood oder Flying Buffet: die ganze Veranstaltung im Stehen, mit kalten und warmen Häppchen. Nenn die Dauer: „1,5 Stunden“.
3. Buffet oder gesetztes Menü: Vorspeise, Hauptgang, Dessert, Wein und Kaffee.
4. Extras: Getränkepauschale, Mitternachtssnack, Kindermenü, Käsebuffet, Spanferkel oder Grillstation.

Innerhalb jedes Formats funktionieren zwei oder drei Stufen mit eigenem Namen („Linde“, „Eiche“) besser als „Menü 1“ und „Menü 2“: Man merkt sie sich leicht und kann sie am Telefon nennen.

Jedes Paket mit seinen Leistungen

Jede Option ist eine Zeile auf der Karte, mit Preis pro Person und einer Beschreibung, die keine Fragen offenlässt:

• Beim Fingerfood: die Häppchen der Auswahl oder wie viele kalte, warme und süße Stücke es pro Person gibt.
• Beim Menü oder Buffet: die Vorspeise, der Hauptgang (und ob die Gäste zwischen zwei wählen), das Dessert und welche Weine dabei sind.
• Bei den Getränken: was enthalten ist und für wie lange.

Was für die ganze Rubrik gilt, steht einmal in ihrer Notiz: „Preis pro Person · inkl. Getränke“.

Preis pro Person und Bedingungen

Der Preis gilt immer pro Person, und was sich von Veranstaltung zu Veranstaltung ändert, steht in der Fußnote:

• MwSt.: bei Privatkunden im Preis enthalten; wenn du Firmen netto anbietest, schreib es dazu.
• Mindestanzahl und was darunter passiert.
• Personal, Geschirr und Aufbau: Wenn sie inklusive sind, sag es; das vergleichen Kunden als Erstes.
• Anfahrt: bis zu einer bestimmten Entfernung inklusive oder extra berechnet.
• Kindermenü mit Preis und Altersgrenze.
• Anzahlung und Fristen: wie viel bei der Buchung fällig ist und bis wann die endgültige Gästezahl feststeht.

Preise pro Person inkl. MwSt. · ab 30 Personen · Personal, Geschirr und Aufbau inklusive

In Deutschland gelten seit dem 1. Januar 2026 für Speisen 7 % MwSt., auch beim Catering; Getränke bleiben bei 19 %. Steckt beides in einem Pauschalpreis, teilt deine Buchhaltung ihn für die Steuer auf; auf der Karte steht nur der Endpreis. In Österreich sind es 10 % auf Speisen und 20 % auf Getränke, in der Schweiz 8,1 % für Catering mit Zubereitung oder Service beim Kunden, mit Preisen in CHF. Der Ratgeber zu den Vorschriften für die Speisekarte fasst zusammen, wie du Preise angibst.

Allergene beim Catering

Für Caterer gelten dieselben Allergenregeln wie für Restaurants: die LMIV und in Deutschland zusätzlich die LMIDV. Du musst über die 14 Hauptallergene in deinen Speisen informieren. Auf einer Catering-Karte ist jede Zeile ein Paket mit vielen Gerichten, deshalb:

• In der Übersicht markierst du für jedes Paket die Allergene aller seiner Gerichte, mit der Legende unten.
• In den Details jedes Pakets stehen die Allergene Gericht für Gericht. Danach fragt ein Kunde mit einem allergischen Gast.
• Für die Küche und den Tag der Veranstaltung brauchst du eine Allergenliste mit allen deinen Rezepten.
• Frag Allergien und Unverträglichkeiten ab, zusammen mit der endgültigen Gästezahl, mit Name und Tisch.

Achte auf die Allergene, die beim Fingerfood am häufigsten vorkommen: Krebstiere und Weichtiere in Häppchen mit Meeresfrüchten, Sesam und Soja in asiatischen Happen und im Brot, Sulfite in Eingelegtem, Trockenfrüchten und Wein, und Schalenfrüchte am Dessertbuffet. In Deutschland gehören auch Zusatzstoffe wie Konservierungs- oder Farbstoffe auf die Karte, meist mit Fußnotenziffern.

Vom Angebot zur Menükarte

Wenn der Kunde sein Menü gewählt hat, biete ihm Menükarten für die Tische an. In MenuDesign ist das ein eigenes Dokument: Leg eine Menükarte an, trag die gewählten Gerichte ein, ergänze die Namen des Brautpaars oder der Gastgeber und das Datum und lade sie als DIN-lang-Karte oder drei pro Blatt herunter. Ein Detail, das wenig kostet und an das sich Kunden erinnern. Ideen findest du im Ratgeber zur Menükarte für die Hochzeit.

Formate und Versand

• PDF in DIN A4 zum Versenden per E-Mail oder Messenger. Du verschickst es selbst: MenuDesign sendet nichts von allein.
• Bild als PNG oder JPG für deine Website oder Social Media.
• DIN A3, wenn du auf Hochzeitsmessen oder Events gehst und dein Angebot am Stand aushängen willst.
• Andere Sprachen: Wenn du mit internationalen Kunden arbeitest, kann MenuDesign unter jedem Gericht eine zweite Sprache ergänzen. Lies den Ratgeber zum Übersetzen.

Design

Die Vorlage nutzt das Design Editorial, wie ein Magazin: seriös und aktuell. Für Firmenkunden vermittelt Suizo im Stil des Schweizer Grafikdesigns, mit Raster und Strenge, Ordnung. Wenn du vor allem Hochzeiten machst, ist Sobremesa eleganter. Setz dein Logo in den Kopf und deine Kontaktdaten nach unten.

Mit MenuDesign erstellen

Öffne die Catering-Vorlage, ändere Pakete, Preise pro Person und Bedingungen, markiere die Allergene und lade das PDF herunter. Wenn du auch einen Saal für Feiern hast, hilft dir der Ratgeber zum Gruppenmenü bei deinem Angebot für Gruppen. Kostenlos, ohne Anmeldung.