Essen und Getränke pro Gast
Gib ein, wie viele Gäste kommen, welche Art von Veranstaltung es ist und wie lange sie dauert. Du bekommst eine Schätzung für Fingerfood, Portionen, Getränke, Eiswürfel und Torte – mit allen Annahmen im Blick, damit du sie an deinen Betrieb anpassen kannst.
Ausgangsannahmen · Gesetztes Mittag- oder Abendessen, 3 h, Sommer
- Essen: 2 Portionen pro Erwachsenen (Vorspeise und Hauptgericht) und 1,5 Brötchen. Gibt es vorher einen Empfang, rechne ihn separat als „Stehempfang vor dem Essen“.
- Getränke: 2 Getränke pro Erwachsenen in der ersten Stunde und 1,5 für jede weitere Stunde (5 insgesamt), aufgeteilt auf Bier, Wein und Softdrinks (35 % / 35 % / 30 %). Mehr Wein beim Essen und im Winter, mehr Bier im Sommer.
- Gebinde: Bier und Softdrinks in Flaschen oder Dosen à 0,33 l; Wein in Gläsern à 0,15 l (5 pro Flasche); Sekt in Gläsern à etwa 0,125 l (6 pro Flasche); Wasser in Flaschen à 1,5 l.
- Wasser und Eis: mehr im Sommer und bei langen Veranstaltungen. Die Eiswürfel sind für die Gläser: Kühlst du zusätzlich Flaschen in Kübeln, rechne das getrennt.
- Kinder: essen 50 % der Menge eines Erwachsenen, trinken keinen Alkohol und zählen bei der Torte voll.
- Zuschlag: Auf alles kommen 10 % dazu, damit nichts ausgeht.
Das sind Faustregeln für den Anfang, keine Messwerte. Pass die Werte unten an das an, was du über deinen Betrieb und deine Gäste weißt.
So nutzt du den Rechner
- Trag ein, wie viele Erwachsene und Kinder kommen. Nimm die bestätigte Zahl, nicht die aus dem ersten Telefonat.
- Wähl die Art der Veranstaltung: einen Stehempfang vor dem Essen, Fingerfood als Mahlzeit (Flying Buffet), ein gesetztes Mittag- oder Abendessen oder ein Buffet.
- Gib Dauer und Jahreszeit an. Im Sommer werden mehr Wasser, Bier und Softdrinks getrunken, und du brauchst mehr Eiswürfel; im Winter mehr Wein.
- Prüf die Annahmen und ändere die Werte pro Person, die nicht zu deinem Betrieb passen. Geänderte Werte werden gelb markiert.
- Druck die Liste aus, um zu bestellen oder sie an Küche und Theke weiterzugeben.
Die Ausgangsannahmen
Es sind Faustregeln, vorsichtig und leicht anzupassen, keine Messwerte und keine Empfehlungen einer Behörde. Sie sind dafür da, dass du nicht bei null anfängst und dir nichts ausgeht:
- Fingerfood: 6 Häppchen pro Erwachsenen in der ersten Stunde eines Empfangs vor dem Essen und 3 für jede weitere Stunde; 10 in der ersten Stunde, wenn das Fingerfood die Mahlzeit ist, und 4 für jede weitere Stunde.
- Portionen: 2 pro Erwachsenen bei einem gesetzten Essen (Vorspeise und Hauptgericht) und 2,5 beim Buffet, weil sich jeder selbst bedient.
- Brot: 1,5 Brötchen pro Erwachsenen bei Essen und Buffets, ein halbes beim Fingerfood als Mahlzeit.
- Getränke: 2 pro Erwachsenen in der ersten Stunde und 1,5 für jede weitere Stunde, aufgeteilt auf Bier, Wein und Softdrinks. Beim Essen und im Winter zählt Wein mehr, im Sommer Bier.
- Anstoßen: ein Glas Sekt pro Erwachsenen (6 Gläser pro Flasche), außer beim Empfang vor dem Essen.
- Wasser: zwischen 0,15 und 0,25 Litern pro Person und Stunde je nach Jahreszeit, beim Essen etwas mehr.
- Eiswürfel: ein halbes Kilo pro Person im Sommer und 0,3 kg im Winter, plus etwas mehr für jede Stunde.
- Torte oder Dessert: eine Portion pro Gast, Kinder eingeschlossen.
- Kinder: halb so viel Essen wie ein Erwachsener, kein Alkohol.
- Sicherheitszuschlag: 10 % mehr auf alles.
Pass es an deinen Betrieb an
Die beste Regel ist deine eigene. Notier nach jeder Veranstaltung, wie viele Gäste da waren, wie lange sie gedauert hat und was übrig blieb oder ausging: Häppchen, Flaschen, Eiswürfel. Nach drei oder vier Veranstaltungen weißt du, ob deine Gäste mehr oder weniger essen und trinken als diese Annahmen, und kannst die Werte pro Person mit eigenen Zahlen ändern.
Ein paar Dinge verändern die Mengen stark:
- Die Größe der Häppchen. Ein Häppchen, das in einen Bissen passt, macht nicht so satt wie ein Mini-Burger oder eine Schale Currywurst.
- Die Uhrzeit. Ein Empfang um 20 Uhr, der das Abendessen ersetzt, braucht mehr als einer am Mittag, bevor sich alle zum Essen setzen.
- Die Art der Gruppe. Auf einer Hochzeit, einer Taufe und einer Firmenweihnachtsfeier wird nicht gleich viel getrunken. Frag deinen Kunden, wie seine Gäste sind.
- Die offene Bar. Gibt es danach noch Drinks, rechne sie getrennt: Dieser Rechner deckt das Essen ab.
Von der Rechnung zum Menü
Wenn die Mengen stehen, geht es um Menü und Konditionen. Wie du sie zusammenstellst, erklären wir in den Ratgebern Gruppenmenüs, Catering-Speisekarten und Weihnachtsmenüs, und wie du das Menü für die Tische druckst, in Menükarten für die Hochzeit. Frag nach Allergien, sobald die endgültige Gästezahl feststeht: Mit der Allergenliste hast du alles schriftlich. Und um jedes Gericht im Menü zu kalkulieren, nutz die Rezeptkalkulation.
Häufige Fragen
Wie viel Fingerfood rechne ich pro Person?
Der Rechner geht von 6 Häppchen pro Erwachsenen in der ersten Stunde eines Empfangs vor dem Essen aus und von 10, wenn das Fingerfood die Mahlzeit ersetzt, plus einige mehr für jede weitere Stunde. Das sind Faustregeln für den Anfang: Sind deine Häppchen groß oder gibt es warme Stationen, rechne mit weniger; sind es kleine Bissen, mit mehr.
Wie viele Getränke rechne ich pro Gast?
Wir gehen von 2 Getränken pro Erwachsenen in der ersten Stunde und 1,5 für jede weitere Stunde aus, aufgeteilt auf Bier, Wein und Softdrinks je nach Jahreszeit und Art der Veranstaltung, dazu Wasser. Das ist ein vorsichtiger Ausgangswert; deine Erfahrung mit deinen Gästen zählt mehr, also ändere die Werte pro Person.
Wie viele Eiswürfel brauche ich?
Das hängt vor allem vom Wetter ab und davon, was mit Eis serviert wird. Der Rechner geht von einem halben Kilo pro Person im Sommer und etwas weniger im Winter aus und legt bei langen Veranstaltungen etwas drauf. Das sind Eiswürfel für die Gläser: Kühlst du zusätzlich Flaschen in Kübeln oder Wannen, rechne dieses Eis getrennt.
Wie rechne ich Kinder?
Standardmäßig isst ein Kind halb so viel wie ein Erwachsener, trinkt keinen Alkohol, bekommt Softdrinks und Wasser und zählt bei der Torte voll. Den Prozentsatz und die Softdrinks pro Kind kannst du bei den Werten pro Person ändern.
Warum ein Sicherheitszuschlag?
Weil es bei einer Veranstaltung teurer ist, wenn etwas ausgeht, als wenn etwas übrig bleibt: Es gibt immer jemanden, der nachnimmt, Gäste, die spontan dazukommen, oder Gläser, die zu Bruch gehen. Der Rechner schlägt auf alles 10 % auf; erhöh oder senk den Wert, je nachdem, wie genau deine Planung sonst ist.